Qu’il s’agisse d’un évènement privé ou professionnel, son organisation nécessite une grande attention aux détails et à la préparation. Il suffit d’une mauvaise planification pour transformer une soirée prometteuse en un cauchemar logistique. Retrouvez dans cet article les erreurs les plus courantes à éviter à tout prix pour réussir votre évènement.
Sous-estimer la planification
Pour organiser un évènement réussi, il ne faut pas chercher midi à quatorze heures, la préparation est la clé. L’erreur que commettent plusieurs personnes est de croire qu’il suffit de quelques appels pour mettre en place un évènement de qualité. Dans les faits, vous aurez besoin de créer un calendrier détaillé, d’anticiper les besoins et de prévoir des solutions en cas d’imprévus. Par-dessus toi, il ne faut pas hésiter à solliciter de l’aide pour répartir les tâches.
Ignorer le budget
C’est le péché mignon de ceux qui font leurs premiers pas dans les organisations : ne pas établir de budget précis ou encore le dépasser très vite. Avant toute action, prenez le temps de définir un budget réaliste contenant les priorités (décoration, traiteur, lieu, etc.). Prévoyez une marge pour les imprévus et gardez un œil sur vos dépenses pour éviter toutes mauvaises surprises.
Choisir un lieu non adapté
Le lieu dépend du type d’évènement que vous organisez. Il doit convenir non seulement au nombre de participants, mais aussi à l’ambiance. S’il est trop petit, les convives se sentiront inconfortables. Aussi, vérifiez les aspects pratiques comme l’accès au parking et aux transports en commun.
Banalisez la communication
Une mauvaise communication peut ruiner votre évènement. Assurez-vous donc que toutes les informations soient envoyées à l’avance à tous vos invités. De votre côté, utilisez des outils de suivi pour avoir les confirmations de participations. Quand viendra le grand jour, définissez un point de contact pour répondre aux questions et gérer les urgences.
Oublier les détails logistiques
Souvent, nous pensons à tort que les plus détails sont secondaires. Pourtant, ils contribuent dans une grande mesure à l’expérience globale. Pensez donc à avoir une logistique bien organisée, allant de l’accueil des invités à la gestion du matériel audiovisuel. Prévoyez un service de sécurité si nécessaire. Faite un dernier contrôle avant le début de l’évènement.